社内会議の時間が長すぎる
当初は30分と言われたが、出席したら2時間も経っていた
会議内容は意味のないものばかりだ
社内会議についてモヤモヤ考えている方も多いのではないでしょうか。特に大人数の社内会議は、自分に関係のないテーマで話される内容も多く、無駄と感じる方も多いようです。
特にSEは、大型案件の提案リスク、案件進捗共有、終了報告など、社内会議があり、対社外よりも多いのではないでしょうか。
本記事では、社内会議が長くなる原因と対策、注意したいポイントについて丁寧に解説していきます。
Contents
社内会議が長くなる原因
まずは社内会議が長くなってしまいがちな原因を以下３つ紹介します。
・会議の目的とゴールをメンバーに共有できていない
・トークが終わるのをひたすら待っている
・会議の主担当者に次の予定が入っていない
それぞれ、解説していきます。
会議の目的とゴールを共有できていない
原因の1つ目は、会議の目的とゴールが定まっていないことです。
そもそも、この会議は何を目的としているのか、何を達成すれば会議を終了できるのかを参加者に共有できていないのではないでしょうか。
「運営に関する打ち合わせ」「組織の課題共有」「案件打ち合わせ」「案件相談」「提案の打ち合わせ」など、どのような会議が開催されるかを暗黙の了解でわかっているため、都度その会議では何を決めればゴールなのかを共有していない会議開催者も多いかと思います。そのため、出席者は「時間がくれば終わるだろう」とゴールを意識しない考えのまま参加し、話題によって延長してしまう、次の予定があるのに終わりがいつかわからないから抜け出せないと感じてしまうこともあります。
会議の目的とゴールをしっかりと共有できていないことが、会議を長引かせてしまう原因の1つです。
トークが終わるのをひたすら待っている
会議が長引く２つ目の原因は、トークが終わるのをひたすら待っている、ことです。
予定会議時間を過ぎて相手が喋っていても「時間ですよ」となかなか言い出せない方も多いです。喋っている方が上司など自分よりも地位の高い方だとなおさら言いにくく、いつまで続くんだろうと思いながら退屈な思いで過ごしてしまうメンバーの方も多くいます。
待ってばかりだと、一人の人が喋り終わったと思ったらまた別の人がしゃべりだし、永遠に終わらない、なんてこともあります。
我慢するのが日本人の美徳、という考えが日本企業にはまだ主流のため、口を挟む人もほとんどいないでしょう。
喋り終わるまで待たなければならない、と思いずっと黙っていることも、会議が予定よりも長くなる原因です。
次の予定がない
会議が長引く3つ目の原因は、次の予定がないことです。
会議開催者に会議の次の予定がない、のも会議自体が長引く原因です。
例えば13:00~14:00に会議で、14:00からは外せない別の予定が入っている場合は、どんな状況でも時間内に会議を終わらせなければならないですよね？
開催者に次の予定が入っていないと、時間が過ぎてもまいっかと判断され、だらだらと続けてしまう原因になり、出席者に多くの迷惑をかけることになります。
会議が早く終わらない原因として、開催者に次の予定が入っていない、ということも考えられます。
社内会議を短くするための3つの対策
社内会議を短くするための対策を以下に3つ紹介します。
・ゴールと流れを決めて共有する
・テーマで時間を区切る
・時間管理アプリを使う
それぞれ、解説していきます。
ゴールと流れを決めて共有する
対策の1つ目は、会議のゴールと流れを決めて、出席者に共有することです。
会議を開催するごとに、今日の会議はこれを決めたらゴールです、こういう流れで説明・討論していきます、などと出席者全員が理解できる内容で説明しましょう。
説明資料とは別に「Agenda」や「今日の議題」など1枚の資料を用意し、会議の冒頭で説明しましょう。重要なのは単に流れだけ書くのではなく、ゴールを明示的に記載することです。
「この会議ではこういう目的で開催します。そのためにはこちらに記載の３つの項目について議論し、こういうことを決めていきます」
などと説明し、会議が終わる10分前にはまとめとして、議題の振り返りを行う、ゴールに辿り着いたか、残課題は何か、いつまでになにをすべきなのか共有を行いましょう。
テーマで時間を区切る
対策の2つ目は、テーマで時間を区切ることです。会議にはテーマがいくつもある会議が多く、それぞれ時間で区切ることも大切です。
一つの打ち合わせの中にも、スケジュール共有、確認事項説明、課題管理表説明、などのテーマに分かれています。
会議中は時間を意識しないままそれぞれのテーマを進めてしまい、気がついたら終了時間がきて慌てて延長せざるを得ない、という場合も多くあります。
会議の中で無駄な時間を防ぐためには、細かな時間で区切ることです。
時間管理アプリを使う
対策の3つ目は時間管理アプリを使うことです。
人が手動で時間管理をすると、どうしても相手に気を遣う、状況によってなかなか言い出せないこともあります。
時間管理アプリを使えば、どのような状況でも時間がくれば強制的にアラームが鳴り、全員に共有できます。
最初の数回は慣れないかもしれませんが、アプリから知らせてくることで、今どれくらい経ったのか、後どれくらい残っているのかを出席者が次第に意識するようになり、メリハリのついて会議を開催することができるでしょう。
社内会議を予定通りの時間に終えるために注意すべきポイント
社内会議を短くする、予定通りの時間に終わらせるために注意したいことについて、以下3点を紹介します。
・上司など上の立場の人に遠慮しない
・自分が主催者の場合は遠慮なく切ってもOK
・アプリやツールを上手に使う
それぞれ、解説していきます。
上司など上の立場の人に遠慮しない
注意すべき1点目は、上司など上の立場の人に遠慮しないことです。
従業員の一人であれば、どうしても上下関係を気にしてしまい、予定通りに会議を終わらせることへの遠慮が出てくるかもしれません。
特に上司が発言しているときに「時間が来ましたので」と話を遮ることは大変勇気があることでしょう。
ですが、そこで黙って、会議が自然に終わるのを待つよりも、自ら手を上げて時間を伝えることが非常に重要な行動と言えます。
最初は周りに嫌な顔をされるかもしれませんが、時間管理ができる人、主体性を持った人であると徐々に認められ、人材価値も上がることでしょう。
自分が主催者の場合は遠慮なく切ってもOK
注意したい2点目は、自分が主催者の場合は遠慮なく終了しても大丈夫、ということです・
会議がどのような状況であろうと、時間がくれば終わるべきです。
主催者の場合は、遠慮なく会議を終わらせましょう。
ですが、ここで特に注意すべきことは、終わり方です。
とつぜんバッサリ切るのではなく、まもなく終了時間がくることを伝えた上で、残りの内容はいつどのような形式で共有するのか、宿題事項など簡単に共有しましょう。
会議をどう終わらせるかも、大切なスキルの一つです。
アプリやツールを上手に使う
注意すべきことの3つ目は、アプリやツールを上手に使うことです。
会議を予定通りに終わらせるためには、アプリやツールを使う方が圧倒的に効率的です。
時間をセットするだけで、自動的に終了時間を教えてくれるツールは時間管理のために必須と言えるでしょう。
ですが、緊急開催の会議など、内容によっては時間関係なく議論すべき内容のものもあります。アプリやツールを使うべき会議とそうでない会議を見極め、上手に使うようにしましょう。
まとめ
本記事では、社内会議について、長くなる原因とその対策、注意すべきポイントについて紹介しました。社内会議は終わるのを待つだけだと本当に苦痛です。大人数の会議、他の出席者が上の方ばかり、トークが長い人がいるなど、会議を長引かせる原因はいくつかありますが、アプリやツールを使って効率よく会議を管理して、できるだけ無駄な時間を抑えるようにましょう。
